Workflow-Automatisierung.
Wiederkehrende Büroaufgaben laufen KI-gestützt statt manuell — inklusive sinnvollem Umgang mit Ausnahmefällen.
In den meisten Betrieben verschlingen dieselben Büroaufgaben jede Woche aufs Neue Zeit: Angebote zusammenstellen, Eingangsrechnungen prüfen, Daten zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltung abgleichen, den Posteingang sortieren. Klassische Automatisierung scheitert daran regelmäßig, weil sie starre Regeln braucht — sobald eine E-Mail anders formuliert ist als erwartet oder ein Datensatz nicht ins Schema passt, reißt der Ablauf ab.
Wir bauen Workflow-Automatisierung mit einer KI-Komponente, die auch unstrukturierte Eingaben — Freitext-E-Mails, gescannte PDFs, uneinheitliche Tabellen — sinnvoll interpretiert und nur die wirklich unklaren Fälle an eine Person in Ihrem Team übergibt.
Was ist KI-gestützte Workflow-Automatisierung?
Im Unterschied zu klassischer Skript- oder RPA-Automatisierung (Robotic Process Automation), die starre Wenn-Dann-Regeln abarbeitet, nutzt KI-gestützte Workflow-Automatisierung ein Sprachmodell oder Klassifikationsmodell, um Muster zu erkennen, Freitext zu interpretieren und bei Unklarheit sinnvoll zu eskalieren, statt einfach falsch weiterzulaufen oder abzubrechen.
Womit Kunden typischerweise starten.
Angebote & Rechnungen
Angebotsdokumente werden aus Anfragedaten automatisch zusammengestellt, Eingangsrechnungen gegen Bestellungen geprüft.
Posteingang & E-Mail-Triage
Eingehende E-Mails werden erkannt, kategorisiert und an die richtige Stelle weitergeleitet oder direkt beantwortet.
Datenabgleich zwischen Systemen
Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung bleiben automatisch synchron, ohne manuelles Doppelerfassen.
Termin- & Ressourcenplanung
Anfragen werden automatisch mit freien Kapazitäten abgeglichen und Terminvorschläge erzeugt.
Dokumentenerkennung & Ablage
Gescannte oder digitale Dokumente werden erkannt, inhaltlich zugeordnet und korrekt abgelegt.
Reporting & Auswertungen
Wiederkehrende Auswertungen aus mehreren Datenquellen werden automatisch zusammengeführt.
Wie sich das von klassischer Automatisierung unterscheidet.
| Kriterium | Klassische Skript-/RPA-Automatisierung | No-Code-Baukasten (z. B. n8n) | KI-gestützte Workflow-Automatisierung (uns) |
|---|---|---|---|
| Umgang mit Ausnahmefällen | Bricht ab oder verarbeitet falsch | Muss für jeden Fall einzeln modelliert werden | Erkennt Unklarheit, eskaliert an Mensch |
| Unstrukturierte Eingaben (Freitext, PDF) | Kaum möglich | Nur mit Zusatzmodulen | Grundfähigkeit der KI-Komponente |
| Wartungsaufwand bei Änderungen | Hoch, jede Regel einzeln anpassen | Mittel, oft unübersichtlich bei vielen Workflows | Ein Ansprechpartner passt zentral an |
Workflow-Automatisierung im Detail.
Alles, was regelmäßig wiederkehrt und Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführt: Angebots- und Rechnungserstellung, Posteingangs-Sortierung, Datenabgleich zwischen Systemen, Termin- und Ressourcenplanung, Dokumentenerkennung und -ablage.
Die Automatisierung läuft auf unserem eigenen Server in Deutschland. Wo eine externe KI-Komponente zwingend nötig ist, dokumentieren wir das transparent und sorgen für eine saubere Rechtsgrundlage statt versteckter Datenweitergabe.
In der Regel nein. Wir binden die Automatisierung an Ihre vorhandene Warenwirtschaft, Buchhaltung oder E-Mail-Umgebung an, statt ein komplettes System auszutauschen.
Unklare Fälle werden erkannt und an eine Person in Ihrem Team übergeben, statt falsch verarbeitet zu werden. Genau das unterscheidet KI-gestützte Automatisierung von starren Wenn-Dann-Skripten.
Ein einzelner, klar abgegrenzter Workflow ist häufig innerhalb weniger Wochen einsatzbereit und wird direkt an echten Fällen aus Ihrem Betrieb getestet.